Saiba orientar uma auditoria ambiental


Editado em 28 de abril de 2009

1. Introdução

Na forma mais simples de conceituar, uma auditoria ambiental não é nada mais do que uma comparação entre as práticas ambientais realizadas por uma organização e, pelo menos, os requisitos ambientais padrões aplicáveis a todas as organizações de seu setor.

O presente modelo destina-se à realização de auditorias completas de Sistemas de Gestão Ambiental em organizações produtivas. Esses sistemas (SGA) podem não ser os meios de gestão mais atualizados, mas são melhores do que não ter nada e, por isso, praticados por muitas organizações.

As auditorias ambientais normalmente são efetuadas com base em (i) leis, (ii) procedimentos, (iii) normas, contratos e convenções subscritas, (iv) melhores práticas utilizadas no mercado e (vi) requisitos dos sistemas de gestão disponíveis na organização auditada. Este conjunto de requisitos e ferramentas constitui a gestão ambiental interna de uma organização e passa a estabelecer o critério da auditoria, ou seja, o conjunto de políticas, procedimentos, padrões e normas ambientais de referência contra as quais a auditoria será realizada.

Já o escopo de uma auditoria constitui a sua abrangência, ou seja, o que será auditado na organização. E a resposta pode ser variada: toda a organização, seu processo de compras de matéria-prima, a função de gestão ambiental, a função de produção e assim por diante.

Quando inexistem esses requisitos e ferramentas, o sistema de gestão da organização torna-se vulnerável. Mas há casos em que o sistema de gestão ambiental de uma organização é a inexistência de qualquer sistema de gestão interno. Nesses casos a legislação em vigor, federal, estadual e local, passa a ser o único critério de uma auditoria.

As auditorias ambientais são processos gerenciais relativamente recentes nas organizações. Sua origem data da década de 70, século XX. Sequer existiam meios de gestão ambiental. A própria legislação era incipiente neste tema.

No início, as auditorias ambientais eram realizadas com base na avaliação de especialistas transformados em investigadores. O time de especialistas realizava aferições, entrevistas e questionários e emitia seus pareceres sobre o que haviam percebido na organização investigada.

Nos dias atuais há técnicas detalhadas para a realização de auditorias e as organizações passaram a desenvolver sistemas de gestão ambiental, visando a conformidade de suas atividades e a criar um balizamento para futuras auditorias. Além disso, práticas ambientais foram sendo desenvolvidas e aprimoradas, concernentes ao tratamento de diversos aspectos ambientais. Leis foram estabelecidas por todos os estados nacionais e normas internacionais vêm sendo subscritas e aplicadas por inúmeras organizações.

Com a prática da gestão ambiental houve mudanças e melhorias significativas nos processos de auditagem. As auditorias passaram a registrar e documentar informações ao longo de seus processos. Os sistemas de gestão são analisados em seus procedimentos e conteúdo. Há uma estrutura e conteúdo mínimo nestes sistemas. Os auditores verificam “em campo” se os procedimentos elaborados estão sendo realmente aplicados e se as práticas adotadas nesses procedimentos constituem as melhores práticas reconhecidas.

No entanto, ao longo desta evolução tem sido verificado um fato: uma organização produtiva pode apresentar e atuar com total conformidade ambiental, de acordo com a lei vigente e com sua política ambiental, mas o ambiente às vezes responde de forma indesejada. Ou seja, a par de todas as medidas e procedimentos adequados realizados, o ambiente pode continuar a sofrer impactos negativos. A empresa possui total conformidade, tanto com relação à legislação em vigor, quanto com sua ferramenta de gestão ambiental, mas impactos adversos continuam a ocorrer, muito embora às vezes com menor expressão e frequência.

Assim sendo, as auditorias ambientais passaram a atuar muito além dos limites estabelecidos pela ótica simples da “avaliação orientada” de uma unidade produtiva. Alocam mais tempo de campo para a equipe de auditores, analisando a fundo aspectos ambientais significativos, levantando não apenas as não-conformidades evidentes, visíveis e comprováveis, mas as tendências de possíveis não-conformidades futuras.

Nos dias atuais um Auditor Líder precisa possuir muitas competências gerais e específicas, quais sejam: (i) amplo domínio tecnológico na matéria; (ii) expressiva experiência profissional; e (iii) total isenção em sua postura para conduzir uma auditoria com sucesso.

2. Visão geral de uma auditoria ambiental

As auditorias podem ser internas, efetuadas por auditores da própria organização, ou externas, realizadas por empresas especificamente contratadas para esta finalidade. O primeiro passo para realizar uma auditoria é decidir se ela será interna ou externa. Auditores internos possuem melhores condições de conhecer os processos produtivos da organização. Auditores externos, muito embora possam conhecer organizações semelhantes, podem não conhecer as especificidades da organização que vão auditar. Em alguns casos, auditores internos podem ser considerados, digamos, menos “exigentes”, enquanto auditores externos podem proporcionar maiores benefícios para a imagem da organização em seu mercado de atuação. Neste artigo admite-se que se está tratando de uma auditoria externa. E mais, a organização solicitou uma auditoria completa de suas unidades e não definiu um escopo específico. Ou seja, todas as estruturas e funções da organização deverão ser ambientalmente auditadas.

A primeira tarefa dos auditores é a solicitação de informações acerca da organização. Essas informações são obtidas pessoalmente pelo auditor líder e normalmente referem-se (i) à planta do layout geral da organização; (ii) fluxogramas de processos; (iii) organograma da organização; (iv) sistemas de melhoria do desempenho ambiental; (v) manual do sistema de gestão ambiental ou instrumento similar; documentos relativos a auditorias anteriores que haja realizado; e documentos acerca de eventuais normas internacionais e convenções que a organização haja subscrito;

A equipe de auditores sênior analisa as informações recebidas. Após esta análise solicita a realização de uma visita pela planta. Nesta visita podem ser efetuadas documentações objetivas e registros para efeito da elaboração do plano da auditoria. A visita proporciona melhores conhecimentos para a determinação do tempo a ser despendido na auditoria, bem como da logística necessária para realizá-la.

O plano da auditoria é elaborado e enviado à organização, a qual analisa, ajusta quando necessário, e aprova a programação do plano. Este conjunto de atividades denomina-se Pré-Auditoria.

Inicia-se então a segunda grande etapa dos trabalhos, que constitui a Auditoria propriamente dita. A empresa auditora elabora a programação da reunião de abertura e marca a data para o evento. Para tanto, solicita à organização algumas informações sobre o evento de abertura, a saber:

─ Nome completo do profissional que será responsável pela gerência das atividades da auditoria na organização, cargo ocupado, telefones fixo, celular e e-mail;

─ Lista dos participantes da reunião, com nome completo e cargo;

─ Local de realização da reunião de abertura da auditoria.

Após a reunião de abertura têm início as atividades de campo. Findo os trabalhos de campo, com relatórios diários de cada auditor, o auditor líder consolida o relatório final da auditoria.

A tarefa seguinte da auditoria propriamente dita é a reunião de encerramento da auditoria realizada, com a discussão das evidências, não-conformidades, exceções e observações efetuadas. A última tarefa desta etapa é a elaboração do relatório final dos trabalhos.

O terceiro grupo de atividades denomina-se Pós-Auditoria. Com base no relatório da auditoria, a organização elabora um completo plano de ações corretivas e preventivas. Normalmente este plano é submetido à empresa auditora a fim de obter uma opinião sobre sua consistência. Por fim, é comum e benéfico que a organização realize um contrato de supervisão dos resultados do plano de ação, de sorte a obter mais um crédito externo de que suas ações foram devidamente implantadas e que os resultados esperados foram ou estão sendo alcançados.

2.1. Ordenamento dos trabalhos de campo

Se considerarmos as informações que foram disponibilizadas para a equipe de auditores na etapa de pré-auditoria, sem dúvida a melhor opção para o início de uma auditoria é a área de gestão ambiental da organização ou órgão similar. Todos os documentos antes solicitados certamente estarão disponíveis nesta área.

A sequência normal para o plano de auditoria envolve a estrutura organizacional atendida pelo sistema de gestão, definida em seu escopo, e aspectos ambientais identificados pela organização, em seu sistema. Associados a estes aspectos estão requisitos legais e outros, também definidos no sistema. As visitas seguem na ordem de prioridade das áreas funcionais afetas aos aspectos ambientais estabelecidos. Caso não haja um sistema implantado ou esboçado, a equipe de auditoria deverá elaborar a matriz de impactos ambientais para a organização e utilizar unicamente a lei vigente como critério da auditoria. Esta matriz permite uma completa visão dos aspectos e impactos ambientais proporcionáveis pela organização.

Em função dos aspectos ambientais pré-identificados pela organização ou pela matriz de impactos equacionada pelo time da auditoria, as entrevistas passam a focar as seções do sistema relativas a procedimentos, documentação, registros, comunicação e distribuição (i) de informações de processos produtivos, (ii) de informações de resultados ambientais, (iii) de informações dos alvos e ações ambientais e (iv) de seus resultados em termos das respostas oferecidas pelo ambiente às atividades da organização. Com referência à implantação e operação do sistema existente, são considerados os requisitos relativos a (i) competência, treinamento e conscientização, (ii) procedimentos e controles específicos, (iii) controles documental e operacional, (iv) monitoração, medição e calibração de máquinas e equipamentos.

3. Papeis e responsabilidades das equipes

As auditorias em geral, e as auditorias ambientais, em particular, não constituem processos científicos em si mesmos. São, acima de tudo, processos profissionais e éticos que utilizam três ingredientes básicos: (i) variadas técnicas específicas; (ii) diversos conhecimentos científicos distintos; e (iii) habilidades e competências pessoais. Assim, seus participantes – equipe de auditores e funcionários da organização auditada – precisam responder a papeis específicos.

O primeiro momento de contato entre as duas equipes é extremamente importante em qualquer auditoria. A equipe da auditoria deve permitir ao auditor líder todas as iniciativas necessárias para estabelecer suavemente o tipo de relação que será mantido com os funcionários da unidade a ser auditada. Assim sendo, todo o time de auditores deve evitar observações sobre assuntos gerais que possam criar controvérsias ou interpretações ambíguas. Ao longo de todo o processo de auditagem surgirão conversas informais. E nestas conversas também são obtidas informações de interesse para a auditoria. Cabe aos auditores separar os temas que são próprios para a auditoria em andamento, dos que poderão ser abordados em outras oportunidades.

O primeiro contato normalmente acontece na reunião de abertura da auditoria. O processo desta reunião de abertura está apresentado mais adiante.

A etapa da auditoria mais decisiva para garantir a qualidade dos papeis desempenhados pelas equipes envolvidas é a etapa relativa ao levantamento de evidências. É nesta etapa em que acontece a maior quantidade de entrevistas formais com funcionários da organização auditada. E são nessas tarefas que a colaboração profissional é essencial. O processo de entrevistas também está tratado mais adiante.

Por fim, a nova interação expressiva entre auditores e auditados acontece na reunião de encerramento da auditoria, tratada da forma devida ao final deste artigo.

3.1. Papel do auditor líder

O papel do auditor líder envolve todo o relacionamento profissional entre a organização auditada e a empresa auditora. No processo da auditoria nada acontece por parte da empresa auditora que não haja sido aprovado pelo líder.

Suas responsabilidades formais envolvem: (i) confirmação formal da solicitação da auditoria e do escopo definido pela organização auditada; (ii) solicitação formal de informações preliminares da organização e de visita à planta; (iii) definição da equipe de auditores, eventuais auditores substitutos e especialistas; (iv) atuação direta na auditoria e avaliação de todos os auditores; (v) coordenação das informações recebidas e obtidas; (vi) elaboração do plano da auditoria; (vii) a coordenação da equipe de auditores nas tarefas e reuniões diárias; (viii) informar ao gerente do processo da auditoria não-conformidades já detectadas; (ix) elaboração do relatório final; (x) apresentação do relatório na reunião de encerramento; (xi) avaliação do plano de ações elaborado pela organização; (xii) supervisionar os resultados alcançados.

3.2. Papel dos auditores em geral

O papel dos demais auditores é o de realizar completamente o plano da auditoria. Endossar e comprovar, através de suas habilidades pessoais, as atitudes e comportamentos do auditor líder.

Suas responsabilidades formais envolvem: (i) analisar as informações obtidas na etapa de pré-auditoria; (ii) realizar as tarefas diárias sob sua responsabilidade, conforme estabelecidas no protocolo da auditoria; (iii) documentar e registrar indícios, evidências e fatos de interesse para a auditoria; (iv) elaborar relatório diário das tarefas realizadas; (v) participar de todas as reuniões da auditoria; (vi) assessorar o líder na avaliação das ações corretivas e preventivas; (vii) atuar operacionalmente na supervisão dos resultados do plano de ação; (viii) avaliar auditores em treinamento; (viii) substituir formalmente o auditor líder em eventos por ele definidos.

3.3. Papel do auditor em treinamento

O papel dos auditores em treinamento é o de participar do processo de auditoria em busca do aprendizado e da experiência.

São suas responsabilidades formais: (i) participar das tarefas diárias sob responsabilidade de um auditor sênior; (ii) documentar e registrar evidências e fatos de interesse para a auditoria; (iii) participar de todas as reuniões da auditoria; (iv) participar na avaliação das ações corretivas e preventivas; (v) participar na supervisão dos resultados do plano de ação; (vi) realizar formalmente sua auto-avaliação.

3.4. Papel dos especialistas

O papel dos especialistas é atuar em áreas específicas relativas à sua formação e experiência. Atuam parcialmente nas auditorias, na qualidade de consultores com elevada expertise.

São suas responsabilidades formais: (i) realizar as tarefas para as quais foram designados; (ii) elaborar relatório conclusivo das tarefas realizadas; (iii) propor o acompanhamento de processos não totalmente implantados.

4. Etapas básicas de uma auditoria ambiental

A tabela abaixo apresenta as suas cinco etapas constituintes, a partir do plano de auditoria elaborado.

Etapas da auditoria

O espaço de tempo em que é realizada uma auditoria ambiental em uma unidade produtiva é normalmente reduzido, sobretudo quando comparado a operações ambientais de outras naturezas.

A experiência tem demonstrado que uma equipe de auditores, trabalhando cerca de 10 a 12 horas por dia, pode ter a qualidade de seus trabalhos prejudicada a partir de 10 dias corridos no campo. Sem dúvida, são poucas as auditorias ambientais que exigem esta permanência.

Ainda assim, o intervalo de tempo consumido pelas atividades de campo em uma auditoria é da ordem de 2 a 3 dias. No entanto, há casos específicos de auditorias ambientais em que estas atividades são realizadas em questão de horas. Outras, ao contrário, superam estas marcas de tempo.

4.1. Plano da auditoria

Para desenvolver o plano de uma auditoria é necessário que seja estabelecido o escopo a que se destina a auditoria. Normalmente, quem estabelece este escopo é a própria organização auditada. Há casos em que as auditorias são obrigatórias e estabelecidas por órgãos ambientais. Há casos em que sócios ou investidores determinam auditorias (casos de aquisições ou fusões de empresas). Por fim, há casos em que bancos de fomento solicitam auditorias ambientais. A auditora normalmente apenas detalha o escopo estabelecido.

Para a realização de uma efetiva auditoria é necessário que sejam elaborados documentos específicos contendo o seu planejamento detalhado. O plano da auditoria possui um roteiro temático, de acordo com o escopo estabelecido para as cinco etapas aqui apresentadas. É organizado de acordo com a estrutura da organização e as funções gerenciais que serão auditadas, contendo os requisitos de interesse em cada função. Por fim, é detalhado dia a dia, definindo a ordem de cada entrevista a ser realizada pela equipe de auditores em suas atividades de campo.

Cada auditor possui acesso a uma cópia nominal do plano da auditoria, indicando o passo-a-passo de todas as tarefas a serem realizadas pela equipe e, especialmente, aquelas sob sua responsabilidade.

O plano de uma auditoria é impositivo e normalmente é estabelecido pelo Auditor Líder. No entanto, poderá será atualizado ao longo do processo de auditagem, de acordo com as evidências e não-conformidades detectadas. Ou seja, a par do plano haver sido definido para uma auditoria, excepcionalmente ele poderá ser revisto por qualquer auditor que o esteja aplicando no campo. As revisões eventualmente efetivadas em campo devem ser justificadas na reunião realizada ao fim dos trabalhos diários.

Protocolo da auditoria

São utilizadas diversas nomenclaturas para designar o plano da auditoria. Adota-se neste artigo Protocolo da Auditoria. Ele reúne dois elementos:

O plano da auditoria contendo os requisitos da gestão ambiental que serão considerados pelos auditores e a programação da auditoria, com a distribuição diária das atividades de cada auditor.

Além do propósito de planejar uma auditoria, o protocolo possui outras finalidades, a saber:

  • Programar a auditoria.
  • Registrar alterações no plano da auditoria.
  • Registrar os procedimentos da auditoria.
  • Registro de evidências, exceções, observações e acompanhamentos.
  • Registrar anotações de campo.
  • Registrar relatórios diários.
  • Registrar atas de reuniões.
  • Registrar o relatório final da auditoria.

Desenvolvendo o protocolo

O protocolo de uma auditoria ambiental tem como ponto de partida o sistema de gestão ambiental existente na organização. Nele são encontrados todos os focos de uma auditoria:

  • O escopo do sistema.
  • Áreas funcionais a serem auditadas.
  • Requisitos do sistema a serem avaliados em cada área funcional a ser visitada.
  • Requisitos legais pertinentes.
  • Convênios e contratos subscritos pela organização.
  • Padrões e práticas auto-impostos pela organização.
  • Aspectos ambientais da organização.
  • Objetivos e metas ambientais estabelecidos no sistema.

A partir destes elementos são desenvolvidos os protocolos das auditorias ambientais. Mas, complementando o protocolo, também com base nestes elementos, devem ser estabelecidas três orientações básicas:

─ O quê será caracterizado e avaliado em cada um dos requisitos do sistema?

─ Como as técnicas de auditorias serão aplicadas para a compreensão de cada um dos requisitos do sistema: (i) observação; (ii) listas de verificação; (iii) questionário; (iv) testes; (v) solicitando procedimentos, documentos e registros.

─ Qual a profundidade mínima de abordagem será utilizada para caracterizar e avaliar cada um dos requisitos do instrumento de gestão?

Cada auditor possuirá acesso ao protocolo estabelecido, bem como de suas eventuais alterações, definidas pelo auditor líder, ao longo do processo de auditagem.

Programando o tempo dos trabalhos de campo

Há protocolos de auditoria que apenas estabelecem, por auditor, a sequência, a duração e o horário das entrevistas diárias que irá realizar em campo. Há outros que apenas detalham o critério da auditoria e o prazo total das atividades a serem realizadas em campo.

Entende-se que ambos os protocolos estão corretamente desenhados. Mas, preferimos seguir um procedimento mais abrangente, ou seja, elaborar o detalhamento do critério da auditoria, bem como definir a quantidade de visitas que será realizada por cada auditor diariamente. Assim, é possível estimar com mais acuro o prazo das atividades de campo e as técnicas que serão adotadas.

Duas coisas precisam ser consideradas para minimizar as consequências eventuais de remarcações de horário de entrevistas. Mesmo antes da reunião de abertura da auditoria, a organização auditada deve ser informada formalmente da possibilidade de remarcações de horário ao longo das atividades de campo da empresa auditora, de forma a que os entrevistados possam programar suas atividades normais com liberdade de atendimento aos auditores. Por outro lado, os auditores que tenham a necessidade de remarcar horários de entrevistas devem procurar recuperar seus horários normais ao longo do dia.

Sobretudo em auditorias de plantas industriais, sugerimos que o tempo diário na planta de um auditor seja mais reduzido, ou seja, no máximo 8 horas por dia, mesmo que esta medida amplie o prazo total das atividades de campo. Recomendamos ainda, sobretudo em plantas industriais com unidades descentralizadas, que sejam realizadas no máximo cinco entrevistas por dia, por auditor.

Vários eventos devem ser considerados para o estabelecimento do número e do horário das entrevistas:

  • A complexidade da planta e de seus processos;
  • A profundidade dos conhecimentos a serem adquiridos.
  • As ferramentas e técnicas a serem utilizadas na auditoria (questionários, listas de verificação e etc).
  • O horário de operação da planta durante o dia e de permanência dos auditados.
  • O tempo necessário de deslocamento entre duas unidades descentralizadas.
  • Recomendamos, por fim, que a programação do protocolo considere 10 minutos a mais no tempo de cada entrevista para compensar preventivamente possíveis atrasos.

Estas atenções sugeridas consideram dois fatos:

  • Auditoria não é gincana, ou seja, não é melhor auditor aquele que termina mais rápido;
  • Auditorias devem ser completamente realizadas, conforme o protocolo elaborado.

A tabela a seguir  exemplifica a programação de um dia no protocolo da auditoria.

Programação das entrevistas

 É importante observar que todas as atividades a serem realizadas são entrevistas e realizam-se no campo, ou seja, na planta da organização.

As atividades programadas na tabela de 01 a 05 são realizadas na planta da organização. As atividades 06 e 07 são realizadas no local onde a equipe encontra-se hospedada.

4.2. 1ª Etapa: Reunião e abertura e conhecimento do sistema de gestão

A primeira etapa tem início com a reunião de abertura da auditoria. O objetivo desta reunião é o de esclarecer como deverá ocorrer o processo da auditoria.

Nesta reunião devem ser resolvidas eventuais dificuldades que precisam ser superadas para o bom desempenho dos trabalhos dos auditores, assim como propostas com as respectivas soluções.

A reunião de abertura é conduzida pelo auditor líder. É importante que seja assegurada nesta reunião que todos os representantes da organização auditada tenham pleno conhecimento do processo da auditoria e concordem em realizá-la. A presença do gerente corporativo ambiental da organização ou de profissional que responda por esta função é essencial.

A tabela a seguir oferece o formato da agenda da reunião de abertura de uma auditoria, com as atribuições de auditor líder.

Reunião de Abertura

Com este formato é elaborada a agenda da reunião de abertura, a qual é distribuída a todos os presentes. Após a entrega deste documento, o auditor líder passa uma lista para obter o nome completo e respectivos cargos dos presentes à reunião de abertura.

A primeira etapa prossegue, com o detalhamento preliminar do conhecimento do sistema de gestão ambiental e dos procedimentos utilizados pela organização.

Detalhar este conhecimento significa entender os seguintes aspectos:

  • Como o sistema funciona na organização;
  • O sistema está associado a que estruturas e funções organizacionais;
  • Qual é a sua política ambiental estabelecida no sistema;
  • Quais os alvos ambientais e tecnológicos que o sistema precisa alcançar;
  • Quais as medidas que o sistema precisa realizar;
  • Quais autoridades e responsabilidades estão definidas e com que finalidades;
  • Quais os procedimentos, treinamentos, comunicações e controles que o sistema utiliza.

As atividades da 1ª etapa envolvem entrevistas com funcionários da função de gestão ambiental da organização. A interface a seguir apresenta as auditorias das seções e dos respectivos requisitos do sistema a serem identificados nesta etapa.

Formulário da Primeira Etapa

Cada auditor, ao realizar uma entrevista, questiona sobre a existência de cada requisito e efetua anotações de acordo com as respostas obtidas.

Em cada item deve ser observada a existência (i) de procedimentos, (ii) de padrões auto-impostos, (iii) das práticas gerenciais adotadas, (iv) da documentação adequada, (v) dos registros efetuados, (vi) da comunicação realizada e (vii) dos resultados alcançados.

Encerrando os trabalhos da 1ª etapa, deve ser efetuado o registro do conhecimento adquirido e de eventuais revisões no protocolo.

4.3. 2ª Etapa: Avaliação de pontos fortes e pontos fracos

A 2ª etapa constitui a avaliação dos pontos fortes e pontos fracos do sistema identificado. Acontece simultaneamente à 1ª etapa, lançando nas anotações de campo os pontos fortes e fracos relativos a cada requisito auditado.

As mesmas seções e seus respectivos requisitos são avaliados, buscando identificar quais funções do sistema de gestão estão presentes e são realmente capazes de cumprir com suas finalidades e quais apresentam possíveis fragilidades ou insipiências. De outra forma, quais funções do sistema possuem razoáveis condições de garantir a sua efetividade e quais não possuem esta mesma condição.

Os pontos fortes e pontos fracos do sistema de gestão precisam ser devidamente registrados. É sobre eles que a equipe de auditores continuará o processo de auditagem de forma mais incisiva.

As atividades desta etapa envolvem a reunião da equipe ao fim do primeiro dia, entrevistas com funcionários da função ambiental da organização, aplicação de questionários e permanente observação.

4.4. 3ª Etapa: Levantamento de evidências, não-conformidades e exceções

A 3ª etapa da auditoria intensifica as tarefas investigatórias propriamente ditas. Até então foram efetuadas tarefas de (i) planejamento da auditoria, (ii) classificação preliminar de possíveis evidências e (iii) consolidação de conhecimentos acerca do sistema de gestão existente.

Este levantamento, também denominado por auditoria de evidências, tem por objetivo a verificação e a confirmação do status da conformidade e do funcionamento do sistema de gestão da organização, com base no escopo e no critério adotados.

Muito embora a programação detalhada da 3ª etapa já esteja realizada, sugere-se que a equipe de auditores, coordenada pelo auditor líder, efetue nova revisão da programação das tarefas de verificação e de confirmação de evidências. Essa revisão deve ter três pontos básicos: (i) ajustar a estratégia de abordagem e verificação para cada um dos entrevistados; (ii) selecionar os métodos mais apropriados para o levantamento de evidências em cada entrevista; e (iii) reavaliar o tempo de alocação dos auditores em cada entrevista.

Esta revisão tem com resultado a confirmação da programação detalhada dos trabalhos que já se encontra no protocolo da auditoria, onde cada auditor redefinirá:

─ Quais métodos serão utilizados nos dias posteriores para obter as informações que deseja (observando, perguntando, através de questionário, através de testes de verificação e/ou de medições); e

─ Como irá determinar a amostragem de funcionários a serem visitados e de documentos a serem analisados, ou seja, quantas entrevistas e análises há de realizar para assegurar a qualidade e a suficiência das informações obtidas.

Com relação especificamente à amostragem de funcionários, documentos e registros tem-se algumas considerações a fazer. O conceito de amostragem define que uma amostra constitui uma parte de uma população capaz de representá-la completamente. Várias são as possíveis técnicas de amostragem que podem ser utilizadas em auditorias. Para auditorias financeiras, por exemplo, a precisão da amostragem, seu nível de segurança e as bases estatísticas utilizadas são extremamente importantes. No entanto, na maioria das auditorias ambientais é possível afirmar que é apropriado e adequado que o tamanho das amostras seja baseado na experiência e no julgamento do auditor. Portanto, as metodologias para as amostragens ficam a seu critério.

O prazo para esta etapa de revisão é muito curto, ou seja, normalmente precisa ser realizada na noite da véspera do início das atividades de levantamento de evidências. Ela deve ser completamente registrada no protocolo da auditoria.

As evidências, não-conformidades e exceções precisam ser devidamente registradas. Deve ser utilizado o campo de ‘Anotações de Campo’ para efetuar os lançamentos destes eventos.

4.5. 4ª Etapa: Avaliação das evidências encontradas

Para o início da 4ª etapa é fundamental que cada auditor reveja e analise as etapas de seu protocolo e possa garantir que todas as suas tarefas foram completamente executadas. Essa revisão fornece a certeza de que todas as constatações efetuadas estão em acordo com os objetivos da auditoria.

A avaliação de evidências é realizada com a finalidade de estabelecer se cada evidência encontrada constitui efetivamente uma conformidade do sistema ou não. Ao longo de uma auditoria ambiental, observando, inquirindo, examinando materialmente e efetuando testes, a equipe de auditores efetua diversos tipos de constatações de interesse. Algumas destas constatações são definitivas. Outras demandam mais exames e análises. Por fim, há as que permanecerão pendentes até uma nova oportunidade. Podemos enumerá-las:

  • Constatação de evidências não comprovadas ou simplesmente evidências;
  • Constatação de evidências objetivas de não-conformidades, ou seja, de achados de não-conformidades;
  • Constatação de evidências de exceções procedimentais ou simplesmente exceções;
  • Constatações de evidências objetivas de conformidades ou apenas conformidades.

Uma evidência constitui o resultado de um processo analítico incompleto sobre o sistema, dado que ainda não há informação suficiente para afirmar ou negar que o achado constitua uma não-conformidade ou um processo correto do ponto de vista dos requisitos exigidos, porém ainda não totalmente implantado. Nestes casos de processos ainda não totalmente implantados, os auditores sugerem a necessidade de acompanhamentos até a sua total implantação.

Uma não-conformidade é o resultado completo de um processo analítico, onde evidências objetivas sobre o sistema de gestão são encontradas e registradas. Na verdade, os auditores buscam evidências objetivas da conformidade do sistema. E neste processo também podem encontrar algumas não-conformidades.

Uma exceção constitui um processo ou procedimento que não está considerado de maneira formal em qualquer requisito do sistema, mas, no entanto, em sua essência, não constitui uma evidência objetiva de não-conformidade, de acordo com o critério da auditoria.

Nesta 4ª etapa é bastante oportuno realizar uma estratégia de integração de todas as constatações efetuadas: evidências, não-conformidades e exceções. Sugere-se que seja elaborada uma única lista de todas as constatações registradas pela equipe de auditores, associando-as às funções e requisitos do sistema em que foram encontradas.

A proposta desta lista é a de permitir que todas as constatações sejam discutidas e avaliadas pela equipe. Os auditores poderão identificar nesta lista a formação de padrões processuais que dificilmente seriam identificados isoladamente. Além disso, a análise desta lista propicia a última oportunidade para que a equipe apure as constatações efetuadas durante as três etapas anteriores.

Ao final da análise não restarão mais evidências. Ou serão comprovados que constituem não-conformidades, ou demandarão que a equipe efetue observações a seu respeito.

Uma observação efetuada em uma auditoria constitui o resultado de uma  investigação que não pode ser comprovada através de evidências objetivas. Não se refere a uma exceção. As observações normalmente decorrem da exiguidade do tempo dedicado à investigação e devem ser devidamente tratadas em uma próxima auditoria ambiental ou em uma nova sequência de levantamentos, após a auditoria realizada.

O modelo para auditorias ambientais deve possuir um formulário, constante do protocolo da auditoria, para a realização da avaliação das evidências encontradas, por requisito da auditoria realizada.

Formulários da Quarta Etapa

Quando qualquer não-conformidade considerada crítica for registrada, seja por si mesma, ou pelo provável cenário futuro que enseja, e que requeira ação corretiva ou preventiva imediata, a mesma deve ser encaminhada à gerência da organização auditada o mais breve possível, de forma a que as medidas corretivas e preventivas possam ser realizadas.

No formulário acima há um campo destinado ao Cenário Futuro. Neste campo devem ser efetuadas anotações sintéticas de como poderão ser os possíveis resultados da gestão ambiental da organização auditada, caso as não-conformidades registradas não sejam adequadamente superadas. A linguagem utilizada neste cenário futuro deve ser baseada nas evidências objetivas e tendências encontradas.

Ao final da 4ª etapa, antes da reunião de encerramento da auditoria, o auditor líder deve preparar uma planilha para uma reunião sumária de apresentação dos resultados gerais da auditoria com a gerência da organização auditada. Esta planilha deve assegurar que as constatações efetuadas, registradas e analisadas pela equipe de auditores (ou seja, conformidades, não-conformidades, exceções, observações e acompanhamentos) foram formalmente apresentadas à gerência da organização auditada.

4.6. 5ª Etapa: Reunião de encerramento e Relatório final da auditoria

Esta é a última etapa da auditoria, que envolve duas tarefas: (i) a condução da reunião de encerramento da auditoria e (ii) a preparação, revisão e edição do relatório da auditoria.

Sua finalidade é a de comunicar os resultados da auditoria realizada aos níveis apropriados de gestão da organização, bem como permitir a elaboração e a supervisão de um plano de ações corretivas e preventivas, caso seja necessário.

A reunião de encerramento também é conduzida pelo auditor líder. Dois aspectos precisam ser considerados neste evento. O primeiro é que sempre haverá uma grande expectativa, por parte dos auditados, para ouvir e entender os resultados obtidos pela auditoria. Normalmente, o número de funcionários presentes é maior do que na reunião de abertura. O segundo refere-se à receptividade dos auditados em ouvir e entender o relato das não-conformidades  e exceções encontradas.

Justamente por não possuir qualquer tipo de controle sobre a receptividade dos ouvintes, o auditor líder precisa ter razoável capacidade de liderança para esclarecer quaisquer dúvidas e, ao mesmo tempo, transmitir competência, confiança e segurança a todos os seus interlocutores.

A tabela a seguir oferece um formato para a agenda da reunião de encerramento de uma auditoria do sistema de gestão.

Reunião de encerramento

Com este formato é elaborado o documento da agenda da reunião de encerramento, o qual é distribuído a todos os presentes. No espaço relativo às não-conformidades, exceções e observações encontradas e seus cenários correspondentes, somente é formalizado um sumário preliminar, sob a forma de minuta. Após a entrega deste documento, o auditor líder passa uma lista para obter o nome completo e respectivos cargos dos presentes à reunião de encerramento.

Não é recomendável que na reunião de encerramento sejam citadas em detalhes as violações específicas dos requisitos da norma para cada não-conformidade. Além do tempo destinado à reunião de encerramento ser relativamente curto (máximo de 2 horas), tornaria a própria reunião um pouco cansativa. Entende-se que este detalhamento deva constar apenas do relatório final. Contudo, todos os auditores que tiverem a palavra durante a reunião de fechamento deverão suas anotações de campo contendo todos os fatos, evidências objetivas e violações de requisitos da norma que permitiram a constatação de qualquer quadro. Caso surjam eventuais debates acerca desses quadros durante a reunião, todo o detalhamento específico deve ser apresentado, formal e imediatamente.

4.7. Relatório final da auditoria

Há vários formatos aplicáveis para relatório final de auditoria ambiental. Desta forma, na medida em que as etapas da auditoria vão sendo realizadas, a minuta do relatório da auditoria é paralela e automaticamente elaborada. Ao cabo das atividades noturnas do último dia de levantamento e avaliação de evidências (4ª Etapa), a minuta do relatório da auditoria estará finalizada.

A tabela a seguir apresenta o formato proposto para relatórios finais de auditorias ambientais.


Relatório Final da Auditoria Ambiental

5. Entrevistas

A maior parte do tempo despendido pela equipe de auditorias em suas atividades de campo é dedicada a conversas (muitas vezes informais) e entrevistas programadas com funcionários da organização. As competências necessárias para realizar uma boa entrevista não constituem dotes inatos. Podem ser desenvolvidas através de treinamento e prática.

O auditor deve ter em mente que está montando um “quebra-cabeça” particular. A esta altura da auditoria possui uma imagem do que deve ser o teor do “quebra-cabeça”, mas não sabe com quantas peças deverá montá-lo e se a imagem que já foi identificada na 1ª e 2ª etapas corresponde à verdadeira imagem da organização e de seu sistema de gestão.

Muito embora as entrevistas possuam características específicas para cada par “entrevistador e entrevistado”, há alguns elementos que não podem faltar em eventos desta natureza, sobretudo quando destinados a auditorias ambientais. O padrão básico de entrevistas envolve 4 etapas: planejamento, abertura, condução e encerramento. Todas estas etapas devem ser documentadas.

5.1. Planejamento da entrevista

Antes de realizar uma entrevista é oportuno obter informações acerca dos funcionários que serão entrevistados e possuir uma visão geral do que deverá cumprir na entrevista.

Há três elementos que são essenciais em qualquer entrevista de auditoria: (i) a logística da entrevista, (ii) a pré-definição das informações e documentos desejados e (iii) a organização e o foco do pensamento do auditor.

Estabelecer a logística de uma entrevista é relativamente simples. As informações básicas são as seguintes:

  • Quem será entrevistado;
  • Qual cargo ocupa na organização auditada;
  • Qual a autoridade e as responsabilidades do cargo ocupado;
  • A quem o entrevistado se reporta hierarquicamente.

É fundamental que entrevistador e entrevistado sintam-se confortáveis durante a realização da entrevista. O ambiente onde se realiza a entrevista deve ser sossegado, preferencialmente sem interrupções, e a conversa precisa ser objetiva e rápida.

As respostas desejadas pelo auditor devem ser planejadas. Nenhum profissional deve seguir para uma entrevista sem antes haver listado as informações e documentos que poderá obter do entrevistado. É interessante elaborar uma linha mestra de cada entrevista, contendo os temas de interesse e a sequência preliminar das questões a serem formuladas. Não se trata propriamente de um questionário, mas apenas de uma orientação para memorização do auditor. Em muitas entrevistas, no entanto, é comum que novas questões sejam formuladas em função das informações que estão sendo obtidas. Tal como em um trabalho de detetive, o auditor precisa estar atento às respostas que recebe, efetuando anotações sempre que necessário, e verificando eventuais necessidades de novas questões antes não planejadas. Em suma, ao encerrar a entrevista o auditor poderá verificar se realmente obteve o que pretendia e/ou se novas informações relevantes foram apresentadas pelo entrevistado.

5.2. Abertura da entrevista

Há um certo exagero nesta afirmação, mas muitos acreditam que o instante em que o auditor estende a mão para o auditado para se apresentar antes de iniciar uma entrevista, é o momento decisivo para a qualidade e os resultados das conversas que irão manter. Mas nestes casos é bom exagerar um pouco para compreender o significado da abertura de uma entrevista. Neste momento não há ciência ou técnica envolvida. Há valores culturais, de civilização e emocionais. Mantidas constantes as condições de capacitação técnica, para ser um bom auditor ambiental, dentre mil auditores, o melhor será aquele que possuir maiores competências de rápida adaptação a novas situações, mesmo quando imprevistas. Melhor será aquele que for capaz de perceber, compreender e aceitar diferenças culturais. Melhor auditor será aquele que for suficientemente emotivo para anular suas emoções. Enfim, melhor e mais eficiente será o auditor que for educado, agradável, objetivo e conseguir estabelecer um bom nível de confiança com o entrevistado.

Para estabelecer este quadro favorável de abertura e confiança, recomenda-se que o auditor siga algumas orientações básicas.

Primeiro: o auditor se apresenta ao entrevistado e informa o que está fazendo na sua organização. De forma a ampliar a receptividade do entrevistado, deve perguntar se aquele é o momento adequado para a entrevista (muito embora ela haja sido marcada e confirmada). O objetivo desta pergunta é minimizar as chances de que ocorram interrupções e telefonemas durante a entrevista – tempo de duração desse informe: 1 minuto.

Segundo: caso o entrevistado não haja participado da reunião de abertura, é razoável informá-lo acerca do escopo e do critério da auditoria e do número de auditores envolvidos na auditoria. Mas acima de tudo, é importante informar ao entrevistado quais informações e conhecimentos o auditor deseja obter nesta entrevista. O entrevistado precisa entender porque determinadas questões lhe estão sendo formuladas – tempo de duração desse informe: 3 minutos.

Terceiro: finalmente, o auditor deve informar ao entrevistado que a finalidade da auditoria é conhecer como funciona o sistema de gestão da organização. Ou, ao contrário, o objetivo do auditor não é testar a qualidade do sistema, muito menos encontrar falhas nas práticas de gestão ambiental realizadas pelo entrevistado ou sob sua responsabilidade – tempo de duração desse informe: 1 minuto.

5.3. Condução da entrevista

Até agora foram gastos 5 minutos da entrevista e ainda não foi efetuada uma pergunta, sequer. É na fase da condução da entrevista, depois de estabelecido um ambiente de cordialidade, que o auditor inicia a entrevista propriamente dita. Sua primeira questão é a de solicitar ao entrevistado que forneça uma visão geral de quais são suas atuais autoridades e responsabilidades na organização. A experiência demonstra que mesmo quando o auditor desejar conhecer pontos específicos de uma organização, é sempre desejável começar todas as entrevistas perguntando como o entrevistado se encaixa na organização, ou seja, quais são suas atuais funções e principais responsabilidades.

Há duas vantagens básicas em iniciar as entrevistas desta forma. A primeira é o fato de que o entrevistado sente-se à vontade em responder, pois estará falando de coisas conhecidas e familiares. A segunda é que ao responder a estas perguntas, que não constituem perguntas fechadas, frequentemente o entrevistado adicionará mais assuntos do que os perguntados, permitindo ao auditor uma visão mais adequada de suas funções, responsabilidades, autoridades e do relacionamento funcional com outras áreas da organização.

A partir desta apresentação o auditor deverá iniciar questões mais específicas, utilizando os requisitos aplicáveis contidos no protocolo da auditoria, tanto aqueles requisitos contidos na norma de referência do sistema, quanto outros que a própria organização estabeleça.

É muito importante que as questões específicas sejam bem formuladas. Existem algumas orientações para realizar as perguntas básicas. Por exemplo:

  • Nem sempre é possível, mas devem ser evitadas questões em que o entrevistado possa responder com um simples “Sim ou Não”, a menos que o auditor esteja buscando uma confirmação de uma resposta anterior;
  • Realizar perguntas objetivas e concretas onde o entrevistado tenha que fazer uma rápida narração sobre o que foi perguntado, ou seja, “O senhor poderia descrever quais são as atividades de manutenção do equipamento xyz sob sua responsabilidade?”; “Quais são as áreas da organização que participam desta manutenção?”; “Quais são os documentos que definem o processo e a periodicidade desta manutenção?” e assim por diante;
  • O permanente contato visual do auditor com o entrevistado, quando ele responde a questões formuladas é muito importante. O auditor deve demonstrar máxima atenção e respeito às respostas recebidas. E deve efetuar novas questões que demonstrem sua atividade de aprendizado no momento em que recebe as respostas, por exemplo: “De acordo com o que o senhor está me dizendo, compreendi que, além de sua área, há outras áreas também responsáveis pela manutenção de partes do equipamento xyz, estou certo?”;
  • Em muitas oportunidades durante uma entrevista o auditor precisa esclarecer eventuais ambiguidades ou mesmo contradições. Torna-se necessário realizar perguntas que sejam capazes de “construir provas” acerca do tema em pauta. Por exemplo, após obter a visão geral do referido equipamento, o auditor pode realizar perguntas complementares, do tipo: “Acho que entendi, em linhas gerais, como funciona o equipamento. Mas o que acontece quando ele é parado para a manutenção? E quanto tempo a sua organização fica sem os serviços desse equipamento?, ou ainda, quais os efeitos da parada do equipamento sobre o ambiente e a área de produção?”;
  • O auditor está efetuando anotações de campo todo o tempo da entrevista. Mas é importante que efetue sumarizações do que está entendendo para o entrevistado, sobretudo em entrevistas mais longas. Ao realizar estas sumarizações deve observar as considerações do entrevistado. Ele poderá fazer alguns refinamentos e distinções ao sumário do entendimento do auditor. Mesmo pensando que esses refinamentos não sejam relevantes, o auditor deverá admitir que o sumário que elaborou não possui a aderência e o acuro necessários.

Esta abordagem deve ser adaptada pelos auditores durante os trabalhos de campo, sobretudo em função dos requisitos que estabeleceram o critério da auditoria e sobre quais requisitos cada auditor estiver trabalhando. Deve levar em conta que uma auditoria ambiental pode ter como critério todos os requisitos do sistema de gestão ou apenas alguns requisitos específicos.

Um comentário sobre “Saiba orientar uma auditoria ambiental

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